Quotation Factory: betere offertes met minder personeel

Stel, je hebt als machinebouwer snel een of meer ingewikkelde onderdelen nodig waarvan je wel de ontwerpen hebt maar die elders geproduceerd moeten worden. Je stuurt dan verzoeken om offertes naar een reeks toeleveringsbedrijven, in de hoop dat je snel door kunt met je productieproces. Waar je op zo’n moment behoefte aan hebt is een toeleverancier die niet alleen snel berekent wat dat gaat kosten, maar dat ook heel precies doet en er bovendien direct mee aan de slag kan. In de hightech wereld van high mix, low volume is dat echter nog geen vanzelfsprekendheid, al is het alleen maar vanwege een schrijnend tekort aan mensen die zo’n calculatie uberhaupt kunnen maken. Het resultaat: de machinebouwer moet (te) lang wachten op de offertes en de toeleverancier loopt opdrachten mis.

Om beide problemen uit de wereld te helpen kwam Wim Dijkgraaf in 2019 met een ingenieuze oplossing: een calculatietool die supersnel exact kan berekenen wat de samenstelling is van het gewenste onderdeel, welke onderdelen daarvoor nodig zijn, wanneer het in productie genomen kan worden en, natuurlijk, wat het zou moeten kosten. Inmiddels is het idee omgevormd tot een bedrijf en werken er bij The Quotation Factory zo’n vijftien mensen die zich over een snel groeiend klantenbestand ontfermen.

Snel groeiend

CFO Luc Versmissen licht toe wat ‘snel groeiend’ voor Quotation Factory betekent. “We hebben nu ruim 50 abonnementen voor onze calculatiesoftware. We streven ernaar om 150 klanten te bedienen.” Het hoofdproduct van The Quotation Factory biedt mkb’ers de mogelijkheid hun offerteproces (“quotation”) met een factor 10 te versnellen, zegt Versmissen. “Die snelheid is heel belangrijk, want snellere offertes betekent een betere bezetting van de machines. Het leidt letterlijk tot groei. Daar zijn natuurlijk meer factoren op van invloed, maar wij zien de relatie heel nadrukkelijk. In een concurrerende markt is dat essentieel.”

Een ander voordeel van de calculatiesoftware is dat het een besparing aan de personeelskant oplevert. Versmissen: “Wat we nu zien is dat de metaalindustrie er al niet meer in slaagt voldoende mensen te vinden om die berekeningen te maken. Onze software helpt deze bedrijven dus een dubbel probleem op te lossen: gebrek aan personeel en betere calculaties. Hierdoor krijgen deze afdelingen wat meer lucht om hun werk te kunnen doen, zodat ze zich meer kunnen richten op klantencontact en groei. Daarbij helpt het ook dat je voor een perfect resultaat minder hoog opgeleid hoeft te zijn - zo makkelijk werkt het allemaal.”

The Quotation Factory draait op een abonnementstructuur, die via de cloud wordt aangeboden. Er is meestal een dag of vier aan ‘onboarding’ nodig, waarbij ook alle specificaties en koppelingen met de lokale infrastructuur worden ingericht. “Als dat allemaal staat, dan kunnen ze er zelf mee aan de slag. Onze ervaring tot nu toe is dat het al snel lonend is voor middelgrote bedrijven met een calculatie-afdeling van pakweg twee of drie mensen.”

En het wordt alleen maar interessanter als de software niet alleen gebruikt wordt voor het opstellen van de offerte, maar ook voor de productieplanning. Versmissen: “Onze software kan op basis van AI het gewenste product vanuit een digitale tekening helemaal ontleden en vervolgens in een ‘bill of materials’ en produktieplanning vertalen. Elk onderdeeltje kunnen we daarmee los in beeld brengen. Dan sla je dus de stap van de offerte over, wat een nog efficiëntere werkwijze oplevert. Daarnaast bieden we een self service portal aan, waarmee de klanten van onze klanten direct hun orders kunnen plaatsen.

Investeerders

Het succes van Dijkgraafs bedrijf heeft inmiddels de belangstelling getrokken van investeerders. Naast twee informele partijen uit de sector zelf is vooral de Brabantse Ontwikkelings Maatschappij (BOM) van belang. Nadat in 2021 al 750.000 euro van de BOM naar The Quotation Company ging, kwam daar eind vorig jaar nog een soortgelijk bedrag bij. Voor investeringsmanager Remie Bastiaansen is het een bewijs van vertrouwen in het snelgroeiende bedrijf uit Eindhoven. “Allereerst zijn we enorm onder de indruk van het wiskundig brein achter deze software. Dat geeft vertrouwen in de kracht van het product en van het team dat erachter zit. Bovendien: met onze support helpen we niet alleen het bedrijf zelf, maar ook al hun potentiële klanten. Dit product is cruciaal voor de digitalisering van het mkb in de complete maakindustrie. Deze sector loopt nog steeds wat achter in digitalisering, dus initiatieven als die van The Quotation Factory zijn meer dan welkom. Het helpt het mkb efficiënter te worden en het lost daarnaast ook een probleem op de arbeidsmarkt op.”

De BOM helpt The Quotation Factory niet alleen met geld; in een maandelijks overleg schuift Bastiaansen ook aan voor gesprekken over de strategie. Op die manier kon ook samen met het management besloten worden om de focus op internationalisering even on hold te zetten. Versmissen: “We kiezen nu allereerst voor een verbreding van onze diensten voor de hele keten in Nederland. Denk daarbij aan de oppervlaktebehandelings- en verspaningsmarkt..”

Rabobank

Bijzonder is dat in het kielzog van de BOM ook de Rabobank is aangeschoven. “In het algemeen zijn banken in dit stadium van ontwikkeling terughoudend met het verstrekken van leningen”, licht Michel Ziekman toe. “Echter, vanuit de prominente rol van de Rabobank in het ecosysteem rondom start en scale-ups, kijk ik naar financieringsmogelijkheden bij kansrijke innovatieve ondernemingen in een vroege fase zoals The Quotation Factory.” De snelle groei die ertoe kan leiden dat het bedrijf op korte termijn cashflow-positief is, helpt daar natuurlijk bij. “Maar veel belangrijker is het vertrouwen dat we hebben in het management. Hier staat een team met zowel de technische en inhoudelijke kwaliteiten als de juiste visie op de ontwikkelingen. Het product dat daaruit is ontstaan is daarvoor het beste bewijs. Alles bij elkaar voldoende redenen om nu al een financiering beschikbaar te stellen.”