In zes stappen de crisis door

Door Stephan Botz, productmanager bij de Brabantse Ontwikkelings Maatschappij

Het regent berichten over doemscenario’s. Omzetten vallen terug tot nul, klanten werven lukt niet meer… Ongetwijfeld zit jij soms ook met je handen in het haar.

Omdat het geen zin heeft om bij de pakken neer te zitten, heb ik een zes stappenplan voor je gemaakt waarmee je direct aan de slag kan.

Stap 1. Rationaliseer jouw situatie

Het klinkt triviaal maar het is belangrijk dat je je hoofd koel houdt. In paniek raken, wegrennen (vluchten) of bevriezen, het zijn logische maar misschien niet de meest constructieve reacties om je bedrijf door de crisis te helpen. Hoe sneller je beseft dat de omgeving verandert en dat jij daarin een rol kunt spelen, hoe sterker je uit deze situatie komt.

Dus: ga mediteren, wandelen, fietsen, lezen of iets anders dat je helpt om je emotionele gedachtes te laten bezinken. Hou je hoofd koel en blijf bij de feiten.

Stap 2. Creëer zekerheden

Als je jouw hoofd leeg hebt gemaakt, verzamel dan alle (on)zekerheden die je op dit moment hebt. Maak in een spreadsheet een lijst met twee kolommen.

In kolom 1 noteer je alle zekerheden: de huidige omzet, het aantal actieve klanten dat nog koopt, bestaande contracttermijnen van medewerkers, actuele betaalverplichtingen aan crediteuren, etc. Alle informatie is belangrijk.

In kolom 2 noteer je alle onzekerheden. Toekomstige levertijden, Klanten die orders uitstellen, klanten die nog moeten gaan betalen, etc. Alle informatie die onvoorspelbaar en daarmee een risico is geworden.

In kolom 3 beantwoord je voor alle zekerheden en onzekerheden de volgende twee vragen:

• Bij een zekerheid: Wat is het risico als dit wegvalt of verandert?
• Bij een onzekerheid: Hoe kan ik dit omzetten naar een zekerheid?

Ga voor de antwoorden in gesprek met mensen die bepalend zijn. Spreek leveranciers, klanten, medewerkers, partners etc. Vraag hoe hun situatie is en hoe zij aanpassen. Wat zijn hun doelstellingen en waar maken zij zich druk over. Hebben ze werktijdverkorting aangevraagd of andere financiële hulp ingeschakeld. Hoelang houden zij het financieel nog vol? Wat zijn de uitdagingen waar zij nu voor staan?

Alles wat onzeker blijft, kun je niet meenemen in de scenario's. Een ding is zeker: het blijft een onzekerheid waar je niet op kunt rekenen.

Stap 3. Bouw scenario’s

Als je de drie lijsten hebt opgesteld en al jestakeholders hebt gesproken, kun je starten met scenario’s. Maak drie liquiditeit scenario’s: een best-case, worst-case en base-case scenario. Baseer je op de zekerheden en feitelijke informatie die er is en stel jezelf tot doel om een scenario te realiseren waarmee je in ieder geval het einde van 2020 gaat halen.

Base-case scenario

Ga niet uit van uitgestelde omzet of prognoses gebaseerd op leads. Baseer je scenario op wat je zeker weet. In dit scenario houd je dus al rekening met impopulaire beslissingen zoals ontslag van medewerkers, liquideren van assets of het openbreken van contracten. Dat is niet leuk, maar alles wat je nu niet zeker weet is een extra risico in een extreem onzekere tijd.

Worst-case scenario

In dit scenario houd je rekening met nieuwe ontwikkelingen waardoor bestaande zekerheden alsnog onzeker worden, zoals het verlengen van de beperkende maatregelen, het wegvallen van bestaande leveranciers of actieve klanten en het opzeggen van (contractueel) vastgelegde afspraken.

Het worst-case scenario gaat niet over toekomstige contracten die uiteindelijk niet gaan vallen of toekomstige producten die vertraagd ontwikkeld gaan worden. Focus op het NU en ga vervolgens voor jezelf na wat er na het NU allemaal nog kan veranderen. Het slechtste wat je kunt doen is nog meer onzekerheid toevoegen aan een onzekere situatie.

Best-case scenario

Dit scenario gaat uit van uitstaande offertes, medewerkers die in staat zijn eerder dan gepland resultaat te boeken, leveranciers die goedkoper of sneller producten gaan leveren, etc. Ga ook in dit scenario niet uit van een nieuw product dat je gaat lanceren of leads die nu nog onbekend zijn.

Stap 4. Neem beslissingen

Nu kun je beslissingen gaan nemen. Ga bij de beslissingen die je neemt uit van het worst-case scenario en zet niet in op groei, maar op behoud van je bedrijf. Jouw beslissingen gaan ervoor zorgen dat je bedrijf niet failliet gaat en door blijft draaien tot er betere tijden aanbreken. Als dat gebeurt kun je weer opschalen en groeiplannen maken.

Hoop is funest bij het nemen van beslissingen. Bedenk dat de meeste startup-ondernemers plannen op aannames (hoop) en daardoor in 75% van de gevallen falen. Acteer op wat je weet, zodat het alleen maar meevallen. Als het meevalt dan heb je een snelle operatie gebouwd die direct kan reageren op de kansen die nu nog onzeker zijn.

Stap 5. Valideer scenario’s

Nu is het tijd voor actie! Je hebt geen weken de tijd om de scenario’s te testen. Het is bij het valideren dus belangrijk om in termen van weken en dagen te denken en niet in maanden. De omzet van vorige maand of de omzet van een vergelijkbare maand in 2019 is niet meer belangrijk. Het gaat om de omzet van vandaag en van deze week.

Ook de winstprognoses van 2020 zijn niet meer relevant. Het gaat in de komende periode om de marge per verkocht product of dienst. Stel je in op een overlevingsmodus die tot nog toe onbekend voor je was.

Op maandag (dag 1) bespreek je met je team wat de doelstellingen en kpi’s per dag gaan zijn om de base-case te behalen. Zorg dat je team begrijpt wat je de komende week moet bereiken voor de base-case en geef ze vrijheid om alles in het werk te stellen die doelstelling te bereiken. Faciliteer waar mogelijk met de middelen en connecties die je hebt.

Stap 6. Evalueer

Evalueer op woensdag (dag 3) wat er gelukt is en wat niet. Vraag of men verwacht de doelstellingen te halen op vrijdag (dag 5). Als het de eerste week niet lukt om de base-case te halen, dan schakel je terug naar de worst-case. Je gaat nu op dezelfde manier te werk als de base-case in week 1, maar dan met de doelstellingen van de worst-case. Hoop niet op een betere week waardoor je de base-case alsnog zou kunnen gaan halen. Hoop niet op die ene klant die nu net even uitstelt maar volgende week, maand of jaar weer gaat bestellen. Evalueer je resultaten op basis van het nu en ga over tot actie.

Als er in je bedrijf geen positieve verandering te zien is in de worst-case doelstellingen, ondanks de stappen en keuzes die je dagelijks maakt, kijk dan naar je spreadsheet met (on)zekerheden. Waarschijnlijk ben je te optimistisch geweest en moet je gaan bijschaven.

Tot slot

De economische impact van het coronavirus is ongekend. We weten niet waar het naartoe gaat. Dit zal druk leggen op jou, je team, personeel, investeerders, klanten en leveranciers. Wellicht nog meer als je de privé situatie meetelt en je de verantwoordelijkheid voelt voor andere gezinnen. We gaan een nieuwe realiteit in met in het beste geval een tijdelijke terugval van jouw omzet.

Er is dus geen ruimte om af te wachten. Iedere stap die je nu zet, geeft je straks een voorsprong als de economie aantrekt. Hoe snel die tijd komt weet niemand, dat kan over twee maanden zijn of over twee jaar. De enige relevante vraag is hoe je in de tussentijd overeind blijft.

Key take-aways

1. Beperk jezelf tot feiten en zekerheden, vermijd aannames en onzekerheden;
2. Alles wat je nu niet weet is per definitie een onzekerheid geworden;
3. Praat met al je stakeholders en ontdek waar voor hen de problemen zitten;
4. Maak drie scenario’s, een base-, worst- en best-case scenario;
5. Neem voor nu beslissingen op basis van de worst-case en valideer de base-case;
6. Als de base-case niet overeind blijft na week 1, valideer dan de worst-case;
7. Als de worst-case niet overeind blijft na week 2, scherp dan je lijst met (on)zekerheden aan;
8. Geef je team ruimte om te handelen en faciliteer waar nodig met middelen en connecties.